الأهمية الحيوية للوثائق الرقمية في عصر القوى العاملة عن بعد

23 Nov 2020

الأهمية الحيوية للوثائق الرقمية في عصر القوى العاملة عن بعد

اسم المؤلف
N.F. Mendoza
اسم المترجم
دينا هاشم - مؤسسة تقنية المعارف

 

أصبح اليوم قبول المؤسسات لواقع العمل الافتراضي أمراً ضرورياً، وهو ما يعني الانتقال الكامل إلى المستندات المرقمنة، وفقًا لبحث جديد من Forrester.

لقد سلط الاضطراب الهائل الذي أصاب القوى العاملة هذا العام الضوء على مدى أهمية قيام المؤسسات بتعجيل عملية كانت تتطور ببطء قبل انتشار الوباء، ولكنها أضحت بسببه ذات أولوية قصوى، ألا وهي: المستندات الرقمية. ليس من العدل وصف مؤسسة لا تزال تعتمد على الأعمال الورقية بأنها قد عفا عليها الزمن، لكن هذا الوصف بالتأكيد سيطارد الأعمال التي لم تتقدم لتلبية متطلبات العملاء وتظل قادرة على المنافسة. كشفت أبحاث Forrester بتكليف من Adobe أنه في ظل التكيف مع الحقائق الجديدة لطبيعة العمل اليوم، وللحفاظ على الإنتاجية مع الاستمرار في تلبية المتطلبات الأمنية والقانونية، فإن الوثائق الرقمية تحدد جوهر العمل عن بُعد في يومنا الحالي.

حدد بحث Forrester أربع نتائج رئيسية للمقابلات التي قامت الشركة بإجرائها مع 450 من كبار صناع القرار في مجال تكنولوجيا المعلومات والأعمال.

 

ضرورة تنفيذ مجموعة من الممارسات الجديدة في مكان العمل

كان على المؤسسة الانتقال بسرعة خاطفة من طاقم الموظفين العاملين في المكتب إلى قوة عاملة تعمل عن بعد بكامل طاقتها بفضل كوفيد-19، وكان ذلك بمثابة ارتباك في الممارسات اليومية للمؤسسة.

لقد أدى التحول الفجائي إلى تعطيل الطريقة التي يعمل بها الموظفون مع المستندات وطرح تحديات جديدة بشكل حاسم؛ وجد بحث Forrester أن 97٪ من الشركات "ذات الحد الأدنى من العمليات التي تعتمد على المستندات الرقمية ترى تأثيرًا سلبيًا على إنتاجية الموظفين". النسبة المئوية أكثر بخمس مرات من التأثير السلبي للعمليات داخل المؤسسات التي كانت متقدمة رقميًا بالفعل.

وقد ذكر البحث إلى أن أحد عملاء أدوبي Adobe بولاية يوتا، قد قام بإرسال مرسوم إلى جميع الأقسام في جميع أنحاء الولاية لاعتماد Adobe Sign، والذي يمكنه معالجة أعداد كبيرة من العقود وغيرها من عمليات الموافقة. ونظرًا لأن السكان قد تلقوا ردودًا في غضون ساعات، دون الانتظار لأيام أو أسابيع كما جرت العادة، فقد أدى ذلك إلى اكتساب الأداء الحكومي طابعاً جديداً أكثر مرونة.

 

الضرورة الاستراتيجية: إيجاد الحلول في التوثيق الرقمي

في حين أن ما يقرب من ثلث الشركات لم تقدم أدوات للموظفين لمساعدة العمل الافتراضي أو تحسينه، فإن 60٪ من المشاركين يخططون لتنفيذ ذلك خلال الأشهر الـ 12 المقبلة. وفي حين أنها تضر بميزانياتهم - تقدر Forrester زيادة بنسبة 55٪ في العمليات والأدوات الرقمية - إلا أنه من الأهمية بمكان تشغيل الأعمال، ليس فقط خلال "مرحلة التعافي" من كوفيد-19، ولكن بعد ذلك أيضاً. ستصبح حلول المستندات الرقمية التي كانت في السابق ميزة إضافية إجراءً تشغيليًا قياسيًا. تستشهد شركة Forrester بمثال على الأعمال التي قامت بها Adobe مع مدينة سياتل، حيث زادت معاملات التوقيع الإلكتروني "بشكل كبير خلال فترة الوباء".

 

عملية مربحة للجانبين: تخفيف المخاطر، وزيادة الإيرادات

هناك قوة ثابتة في استخدام المستندات الرقمية، حيث أعلنت 82٪ من المؤسسات التي تخصص الوثائق الرقمية فقط في عملها أن أعمالها ستنجو من فترة الوباء. وعلى العكس من ذلك، فإن المؤسسات التي لا تستخدم المعالجة الرقمية تزيد احتمالية إبلاغها عن خسارة العملاء بمقدار 10 مرات وتزيد احتمالية خسارتها للإيرادات بنحو الضعف.

 

التحسين طويل المدى لتجربة العميل وتجربة الموظف

أعلنت Forrester أن 63٪ من الشركات قالت أن عمليات المستندات الرقمية تمكنها من تقديم خدمة أفضل لعملائها (تجربة العملاء- CX) وتلبية توقعاتهم.

كما أشار الموظفون (تجربة الموظفين - EX، 66٪) إلى رغبتهم في المزيد من البدائل الرقمية للمهام اليومية، الآن مع استمرار انتشار كوفيد-19، وحتى عندما ينحسر الوباء.

ليس هناك أدنى شك في أن العمليات الرقمية سيتم تبنيها وتعجيلها، حيث أن وقت العودة إلى المكاتب لا يزال غير واضح. وقد صرحت Forrester بأنه: "حتى مع اقترابنا من هذا الضوء في نهاية النفق، يشير البحث إلى أن الشركات ترى الرقمنة كمعيار للمضي قدمًا لإسعاد عملائها وإنشاء مكان عمل معاصر".

 

عن المدونة

About me

مدونة شيءٌمكتباتي.تَكْ تهدف الى توفير مساحات تتسع لكل أخصائي المكتبات والمهتمين بآخر التطورات في مجالات الوصول للمعلومة العربية ونظم إدارة المعرفة مفتوحة المصدر، للمساهمة بكل ماهو جديد وذا توجه مستقبلي في مناطق مثل تحسين خدمات المكتبات الإلكترونية والمستودعات الرقمية والأرشيف، وأكرتة المحتوى وجمهرة المصادر، ومنصات الإكتشاف ومحركات البحث، وتقنيات الترجمة والتعريب، ونظم إدارة مراكز المعرفة والأبحاث، وتطبيقات الذكاء الاصطناعي في مجالات المعرفة، وصناعة وإثراء المحتوى حر الوصول.

 

اشترك في القائمة البريدية ليصلك كل جديد في المدونة

اشترك فى القائمة البريدية الاسبوعية‎
The subscriber's email address.

معرض الصور

تابعونا على :